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Sistema unificado será obrigatório em 2026 e exige atenção das empresas desde já para evitar prejuízos
A fase de testes da nova Nota Fiscal Eletrônica começou no dia 1º de julho e representa um marco da Reforma Tributária aprovada em 2023. O novo modelo padronizado será adotado em todo o Brasil, abrangendo tanto a NF-e quanto a NFC-e. A atualização busca simplificar a emissão, facilitar o controle dos tributos e preparar o país para a adoção do IBS, CBS e IS, que substituirão os impostos atuais até 2033.
A principal mudança está no layout das notas, que será ampliado para incluir informações mais detalhadas por item, como alíquotas, devoluções e regimes especiais. “Essa padronização nacional é um passo importante para reduzir a burocracia fiscal e tornar os processos mais eficientes para empresas de todos os portes”, explica a advogada tributarista Larissa Milk, especialista em recuperação e passivo tributário.
Hoje, cada estado opera seu próprio sistema de autorização de nota fiscal, o que dificulta a integração e aumenta a complexidade para empresas que atuam em diferentes regiões. “O novo formato cria uma linguagem única no país e corrige distorções no preenchimento das notas, que muitas vezes geram erros e penalidades”, alerta Larissa. A nova estrutura estará disponível em ambiente de produção a partir de outubro de 2025.
A obrigatoriedade, porém, começa somente em janeiro de 2026. A partir dessa data, empresas que não estiverem adequadas terão suas notas rejeitadas, o que pode gerar prejuízos, atrasos e até impactos no fluxo de caixa. “Negócios que ignorarem esse prazo correm o risco de ficarem travados operacionalmente, com perdas comerciais e sanções legais sérias”, reforça a especialista.
Além do sistema antigo, notas também podem ser recusadas por falhas de preenchimento, como ausência de campos obrigatórios ou tributos com valores fora dos parâmetros. Durante 2025, o uso do novo modelo será opcional, mas recomendado. “Esse é o momento ideal para investir em testes, treinamentos e ajustes nos sistemas internos”, orienta Larissa Milk.
O período de transição busca justamente evitar rupturas. As regras técnicas ainda podem sofrer alterações, e a convivência entre os modelos atual e novo deve durar até a consolidação da regulamentação da Reforma. Para Larissa, a preparação agora é mais do que recomendada: “Empresas que se anteciparem sairão na frente quando o novo sistema se tornar obrigatório”.
